KPI RR.HH

KPI (Key Performance Indicator en inglés) o indicadores de rendimiento son factores que miden el desempeño y la efectividad de una estrategia o conjunto de estrategias que buscan alcanzar los objetivos del negocio. Así que puedes utilizar KPIs para medir el rendimiento de áreas como Marketing Digital, ventas, recursos humanos o de tu empresa en general.

 

El impacto de los KPIs es grande cuando tienes control para entender cómo están funcionando tus acciones y si están llevándote a alcanzar tus objetivos. Ten en cuenta que debes establecer indicadores que sean claves para tu negocio y no caer en la práctica de querer medirlo todo.

 

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Para qué sirven los KPI o indicadores clave de rendimiento

Esencialmente, un KPI puede ayudarte a:

 

·         Comprender la efectividad de cada plan estratégico

·         Analizar información que te lleve a tomar mejores decisiones

·         Conocer que tan alineadas están las diferentes áreas con los objetivos de negocio

·         Optimizar puntos específicos para mejorar tus estrategias

·         Recuerda que si tienes un negocio digital necesitas mostrar tanto a tus socios como a tu equipo de trabajo el rendimiento de las acciones propuestas. Así que los indicadores clave de rendimiento serán fundamentales para entender qué debes medir y por qué lo necesitas.

 

Y para que profundices tus conocimientos, inicia con el Curso de Introducción al Marketing Digital e identifica los KPI necesarios para tu empresa.

 

Cómo definir un KPI para tu negocio y sus características

La definición de KPIs es una tarea importante que necesitas hacer, así que te presentamos 5 pasos que te ayudarán a lograrlo:

 

1. Ten en cuenta tus objetivos y estrategias

Analiza cuáles son las problemáticas relacionadas con tu negocio o qué necesitas medir. Por ejemplo, Netflix utiliza los KPIs número de suscriptores y número de videos vistos porque están alineados con su estrategia y objetivos.

 

2. Utiliza el método SMART

Para definir un KPI puedes utilizar el método S.M.A.R.T. que te ayudará con los criterios que deben cumplir los KPIs que elijas:

 

·         Específico

·         Medible

·         Alcanzable

·         Relevante

·         Ubicado temporalmente

 

3. Haz preguntas abiertas

Guíate con las siguientes preguntas para establecer mejor tus KPIs:

 

¿Qué quieres medir?

¿Por qué necesitas medir esos datos?

¿Están alineados con las metas de negocio?

¿Cómo puedes corroborar su progreso?

 

4. Define la frecuencia de medición

Establece el tiempo que necesitas para medir la efectividad de tus KPIs, que puede ser:

 

·         Bimestral

·         Trimestral

·         Semestral

·         Anual

 

5. Comparte los KPI con tu equipo

Comunicar a todos los miembros de tu organización, en especial a los líderes, puede ayudarte a que todos trabajen para alcanzar los KPIs propuestos. La comunicación de las estrategias y el progreso serán fundamentales si quieres que todo tu equipo esté al tanto de las metas a alcanzar.

 

Y si deseas mejorar la visibilidad de tu empresa toma el Curso de Posicionamiento de Marca en Medios Digitales y continua con el Curso de Especialización en Marketing Digital.

 

Ejemplos de KPI que utilizan las empresas

Puede que el concepto de KPI aun te genere cierta confusión, por ello te presentamos algunos indicadores clave para los equipos de Marketing Digital y ventas.

 

KPI en una estrategia de Marketing Digital

Si necesitas medir tus estrategias en Email Marketing utiliza:

 

·         Tasa de rebote: utilizado para conocer que correos no pudieron llegaron a los destinatarios

·         Tasa de apertura: métrica para entender el número de correos abiertos del total de enviados.

 

Si necesitas medir tus estrategias en redes sociales utiliza:

  Menciones: el número de veces que te mencionan en cualquier red social.

·         Comentarios: utilizado para entender la interacción de los usuarios.

·         Alcance: para entender el número de personas que ven tus posts o anuncios.

·         CTR: utilizado para entender el porcentaje de clicks obtenidos.

·         Impresiones: se refiere a la cantidad de veces que se muestran los post o anuncios.

·         Reproducciones: número de veces que se vio un video.

 

Si necesitas medir tus estrategias de contenidos utiliza:

 

·         Número de visitantes únicos: el número de personas únicas que visitan tu sitio web.

·         Tiempo de permanencia: el tiempo que permanecen los usuarios navegando en una página web.

 

También, puedes establecer KPI para tus acciones en SEO o Influencer Marketing.

 

KPI en una estrategia de ventas

En el caso de ventas, encuentras algunos KPIs como:

 

·         ROI (retorno de inversión): usado para conocer las ganancias en una inversión.

·         CPC (costo por clic): se refiere al costo por click de cada anuncio.

·         KPI en un e-commerce

 

Los e-commerce son un tipo de negocio que necesita medirse para entender qué oportunidades de mejora hay y potenciar las ventas. ¿Qué indicadores de rendimiento pueden ayudarte a medir tu negocio? Tienes los siguientes:

 

·         Tráfico: indica la cantidad de usuarios que están llegando al sitio web.

·         Visitas a las fichas de productos: permite ver qué categoría, dentro de las que tenemos establecidas, está recibiendo más visitas.

·         Media de páginas vistas y tiempo en el sitio: mide el tiempo de permanencia en el sitio y permite determinar por qué los usuarios se van del sitio o qué es lo que les hace quedarse.

·         Tasa de abandono de carritos: Te permite ver el porcentaje de usuarios que no completan sus compras.

·         Tasa de devolución: da la posibilidad de evaluar y analizar a los nuevos clientes con respecto a los que regresan a la tienda, para aplicar una estrategia de fidelización a la marca.

·         Herramientas para medir los KPIs

·         Pueden usar diferentes herramientas para analizar los KPI como:

 

·         Google Analytics

·         Google Search Console

·         Google Trends

·         Hootsuite

·         Social Mention

 

Estos son algunos indicadores que podemos medir, pero hay que recordar que no son los únicos, ya que cuáles usar dependerá mucho de los objetivos o target que se ha trazado la campaña o plan de marketing.

 

Las métricas por sí mismas solo nos dan indicaciones, nos muestran comportamientos, pero son los análisis los que en últimas ayudan a que los datos sean a nuestro beneficio.

 

RETO:

 ¿Has utilizado alguno de estos KPIs? Escribe en los comentarios 2 indicadores clave que te ayudarían a conseguir tu objetivo de negocio.

 Conclusión

Para determinar el impacto de lo que haces necesitas usar KPI o indicadores clave de rendimiento, ya que te mostrarán el progreso de tus acciones y qué decisiones debes tomar para mejorar.

 Recuerda utilizar KPIs que sean relevantes para tu negocio y que realmente contribuyan a alcanzar los objetivos propuestos.

DESCRIPCIÓN DE CARGO 

Son una herramienta que permite reunir en un solo documento relevante, las atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas en relación a su periodicidad en el ejercicio y respondiendo claramente a las interrogantes relacionadas con el cargo, como son: ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace? y ¿Porqué? 

¿QUÉ ES LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS?

ANÁLISIS DE CARGOS

Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de comparación.

 

¿CÓMO HACER UNA DESCRIPCIÓN DE CARGO?

UNA DESCRIPCIÓN COMPLETA DEL PUESTO INCLUYE LAS SIGUIENTES ÁREAS:

1.       Título del empleo.

2.       Dónde se sitúa el rol dentro del equipo, departamento y toda la empresa.

3.       Bajo las órdenes de quién estará el rol y otras interacciones clave.

4.       Áreas clave de responsabilidad y los resultados esperados.

 

EJEMPLO DE UNA DESCRIPCIÓN DE CARGO “SECRETARIA (O) BILINGÜE

 

SECRETARIA (O) BILINGÜE

Título del cargo
SECRETARIA (O) BILINGÜE

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Prestar asistencia secretarial redactando, mecanografiando y traduciendo en dos idiomas documentos en general, a fin de agilizar y contribuir con el buen funcionamiento de la Unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

1.       Redacta correspondencia, oficios, actas y otros documentos, utilizando el idioma inglés y/o español.

2.       Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos, utilizando el idioma inglés y/o español.

3.       Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.

4.       Recibe y envía correspondencia.

5.       Opera la máquina fotocopiadora y fax.

6.       Realiza y recibe llamadas telefónicas, en español y/o inglés.

7.       Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.

8.       Actualiza la agenda de su superior.

9.       Toma mensajes y los transmite en español y/o inglés.

10.   Atiende y suministra información a estudiantes, personal interno y público en general.

11.   Participa en la organización de eventos, cursos, seminarios y otros.

12.   Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.

13.   Convoca a reuniones de la unidad.

14.   Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.

15.   Actualiza el archivo de la unidad.

16.   Distribuye la correspondencia de la unidad.

17.   Elabora cheques.

18.   Desglosa y entrega cheques.

19.   Lleva control de caja chica.

20.   Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.

21.   Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.

22.   Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.

23.   Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo y obrero, adscritos a la unidad.

24.   Elabora actas de notas.

25.   Elabora hemeroteca.

26.   Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.

27.   Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.

28.   Actualiza la cartelera.

29.   Transcribe y accesa información operando un microcomputador.

30.   Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

31.   Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

32.   Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

33.   Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada

1.- ÁMBITO DE ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:

Es responsable indirecto de dinero en efectivo.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad alto.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica, y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades administrativas de la organización, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área; exigiéndose para ello una normal habilidad para negociar y obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones frecuentes con organismos o empresas públicas y privadas, instituciones internacionales y público en general, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar lo relativo al área; exigiéndose para ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un ambiente agradable, con un excelente equipo de trabajo.

RIESGO:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

A) EDUCACIÓN:

Bachiller Mercantil, más curso de Secretariado Computarizado y de Inglés de por lo menos dos (2) años de duración.

EXPERIENCIA:

Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y en el uso del idioma inglés.

B) EDUCACIÓN:

Bachiller más curso de inglés de por lo menos dos (2) años de duración.

EXPERIENCIA:

Ocho (8) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área, secretarial y en el uso del idioma inglés.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTO EN:

Técnicas de traducción y redacción en idiomas extranjeros.
Ortografía.

HABILIDAD PARA:

1.       Organizar el trabajo.

2.       Establecer relaciones interpersonales.

3.       Facilidad de expresión.

4.       Captar instrucciones orales y escritas.

5.       Tratar en forma cortés y efectiva al público en general.

DESTREZAS EN:

El manejo del microcomputador y equipos de oficina.

Adiestramiento requerido:

Actualización en computación y manejo de dos idiomas.

 

 ¿CÓMO HACER UN PROCESO DE ONBOARDING (INDUCCIÓN)?

Para poder realizar un Onboarding exitoso, es importante que sigas estas cinco fases, para que el recién llegado sepa qué esperar en cada momento.

1.              Construir un plan de acción.

2.              El primer día es crucial: supervisar la bienvenida.

3.              Crear sentimiento de pertenencia.

4.              Promover la misión de la empresa.

5.              Análisis.

 

El onboarding: Es el mecanismo mediante el cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros efectivos de la empresa.  No existe un consenso claro único, y esto varía dependiendo de la empresa y sus objetivos finales.

En Colombia, un colaborador dura en promedio 3 años en una compañía.

El proceso de Onboarding es crucial para la incorporación exitosa de un nuevo integrante a una compañía, a través del mismo es que el empleado logra consolidar sus primeras impresiones sobre el rol que desempeñará, sus compañeros y la organización en general. Un proceso de Onboarding efectivo contribuye a establecer un tono positivo y reduce el tiempo necesario para adaptarse al nuevo rol y al equipo, logrando mayor productividad.

La llegada de un empleado abre una ventana de oportunidades que puede brindarle dinamismo, eficiencia y nuevas perspectivas a una compañía. Por ello, consolidar un programa de Onboarding robusto y estratégico es fundamental para optimizar la curva de aprendizaje del nuevo colaborador, permitiéndole interiorizar de manera más efectiva las actitudes, conocimientos, comportamientos y habilidades propias de su rol y de la compañía.

En Colombia, las medianas y pequeñas empresas, por lo general, tienden a confundir el proceso de inducción con el Proceso de Onboarding, sin embargo, este último es una herramienta empresarial que va más allá. El proceso de Onboarding es una estrategia de integración que empieza antes de la adhesión del trabajador a la organización y que puede alargarse hasta un año después de su llegada. El objetivo no es supervisarlo por cuatro o cinco días posteriores a su ingreso, sino hacer un acompañamiento en el mediano plazo que le permita sentirse cómodo, satisfecho y con posibilidades de crecimiento profesional.

Para Laura Alba Sr HR Business Partner de PageGroup Colombia, “un programa de Onboarding es justamente una herramienta que permite acelerar el proceso de adaptación e integración de la persona a la organización, haciéndola más eficiente en un corto tiempo. Si bien es cierto que hay puestos en los que la integración se realiza en muy pocos días, los cargos más seniors suponen más esfuerzo, tiempo y costos, porque entre más alto se esté, más responsabilidades y efectividad se necesita para alcanzar los objetivos. Lo importante es que el colaborador que se encuentra en un puesto con mayor seniority conozca, entienda y acople sus hábitos personales a todas las funciones que tendrá que desempeñar”.

El proceso de Onboarding es un elemento crítico en el mejoramiento de la productividad, retención del mejor talento y descentralización de las funciones corporativas. En primer lugar, cuando las compañías hacen uso de este tipo de programas, los nuevos colaboradores reciben una orientación en doble vía, en la que las interacciones se presentan desde el empleador hacia el empleado y viceversa, y donde se adquiere un conocimiento más específico y menos informativo sobre su cargo. Esto les permite a los nuevos trabajadores unirse con éxito a la compañía, mantenerse motivados y tener la disposición de alcanzar las metas de forma eficiente ya que sienten parte fundamental de la organización.

Para Alba, “es recomendable que en el proceso de Onboarding interactúen diferentes áreas, puesto que esto ayuda a que el proceso de adaptación sea multidisciplinar e integral. Por ejemplo, la división de Recursos Humanos con la de Mercadeo es una buena opción. Esta última le permite al nuevo empleado conocer de forma estandarizada lo que puede llegar a ejecutar dentro de la organización, qué es lo que debe mejorar y cuáles son las funciones en las que mejor se desempeña. Por supuesto, lo anterior debe hacerse a través de medidores de desempeño adecuados que no ridiculicen al colaborador por sus falencias, sino que realcen sus fortalezas”.

En segundo lugar, cuando el proceso de Onboarding hace parte de un proyecto de reclutamiento efectivo, los nuevos colaboradores serán profesionales que cumplen con las características y responsabilidades que el cargo supone. Esto genera una mayor afinidad entre el empleado y el rol, disminuyendo las probabilidades de una rotación a corto plazo y motivando a que el nuevo integrante busque contantemente asumir nuevos desafíos para crecer profesionalmente dentro de la misma compañía.

“Aproximadamente en Colombia un colaborador dura en promedio 3 años en una compañía. Y aunque es natural que en las organizaciones haya rotación de personal, la existencia de un plan sólido y claro de Onboarding permite a las compañías reducir los sobrecostos generados por el reclutamiento y rotación constante de sus empleados, y enfocarse más en el crecimiento económico y corporativo del negocio”, mencionó Alba.

Por último, la existencia de colaboradores comprometidos y con intención de proyectarse dentro de la compañía, le permite a la misma descentralizar sus funciones corporativas, debido a que se generan lazos de confianza entre el empleador y el empleado, lo cual posibilita que los negocios se enfoquen en conquistar nuevos sectores y mercados dentro del país y/o afuera de este.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante conocer estas cinco recomendaciones para ejecutar eficientemente un programa de Onboarding.

1.      Determine qué debe conocer un nuevo empleado: la visión y los valores de la compañía y los procesos en los cuales estará involucrado el colaborador es información sustancial y primaria para que pueda desempeñar correctamente sus funciones. Una forma de hacerlo es a través de cursos internos en los que el colaborador solo estudie estos temas.

2.      Defina para cada posición los referentes internos y externos: es importante que el empleado entienda quiénes son los clientes y proveedores que trabajan con o para la compañía. Para esto, el nuevo integrante podría tener reuniones periódicas de una hora con las partes para que conozca a fondo lo qué hacen, en qué mercados se desenvuelven y cuáles son sus objetivos. Lo importante es que el “networking” del empleado este basado en la confianza laboral.

3.      Para las posiciones con mayor seniority prepare toda la información del cargo: historial, descripciones de las funciones, evaluaciones anteriores de performance y potencial que alcanzaron los antecesores. La idea es que el nuevo empleado tenga acceso a toda la información correspondiente al puesto.

4.      Establezca reuniones periódicas entre el integrante y un coach: este puede ser externo o interno, comúnmente del área de Recursos Humanos. El objetivo es que el tutor analice cualquier problema que surja y el grado satisfacción del nuevo empleado y su jefe, para que la integración sea adecuada y sin contratiempos.

5.      Monitoree el proceso constantemente: es un plan, y como todo plan, hay que controlarlo y estandarizarlo para saber si hay falencias y qué se puede mejora. Según Alba “No es recomendable que, por la falta de un buen plan de Onboarding, el nuevo colaborador quede suelto en el proceso de llegada. Esto tendría como consecuencia que el integrante sienta una desconexión y un ambiente de trabajo frío”.