DESCRIPCIÓN DE CARGO
Son una herramienta que permite reunir en un solo documento relevante, las atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas en relación a su periodicidad en el ejercicio y respondiendo claramente a las interrogantes relacionadas con el cargo, como son: ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace? y ¿Porqué?
¿QUÉ ES LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS?
ANÁLISIS DE CARGOS
Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades
comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder
desempeñarlo de manera adecuada. Este análisis es la base para la
evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos
de comparación.
¿CÓMO HACER UNA DESCRIPCIÓN DE CARGO?
UNA DESCRIPCIÓN COMPLETA DEL PUESTO INCLUYE LAS
SIGUIENTES ÁREAS:
1. Título del empleo.
2. Dónde se sitúa el rol
dentro del equipo, departamento y toda la empresa.
3. Bajo las órdenes de quién
estará el rol y otras interacciones clave.
4. Áreas clave de
responsabilidad y los resultados esperados.
EJEMPLO DE UNA DESCRIPCIÓN DE CARGO “SECRETARIA
(O) BILINGÜE
SECRETARIA (O) BILINGÜE
Título del cargo
SECRETARIA (O) BILINGÜE
DESCRIPCIÓN
GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO
GENERAL
Prestar asistencia secretarial
redactando, mecanografiando y traduciendo en dos idiomas documentos en general,
a fin de agilizar y contribuir con el buen funcionamiento de la Unidad.
FUNCIONES,
ACTIVIDADES Y/O TAREAS
1.
Redacta
correspondencia, oficios, actas y otros documentos, utilizando el idioma inglés
y/o español.
2.
Transcribe a
máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes,
tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y
carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria
y cuenta y otros documentos diversos, utilizando el idioma inglés y/o español.
3.
Llena a máquina o
a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales,
órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
4.
Recibe y envía
correspondencia.
5.
Opera la máquina
fotocopiadora y fax.
6.
Realiza y recibe
llamadas telefónicas, en español y/o inglés.
7.
Lleva registro de
entrada y salida de la correspondencia.
8.
Actualiza la
agenda de su superior.
9.
Toma mensajes y
los transmite en español y/o inglés.
10.
Atiende y suministra
información a estudiantes, personal interno y público en general.
11.
Participa en la
organización de eventos, cursos, seminarios y otros.
12.
Brinda apoyo
logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
13.
Convoca a
reuniones de la unidad.
14.
Archiva la
correspondencia enviada y/o recibida.
15.
Actualiza el
archivo de la unidad.
16.
Distribuye la
correspondencia de la unidad.
17.
Elabora cheques.
18.
Desglosa y entrega
cheques.
19.
Lleva control de
caja chica.
20.
Vela por el
suministro de materiales de oficina de la unidad.
21.
Tramita pasajes,
alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
22.
Inscribe
estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
23.
Lleva control de
los registros de asistencia del personal administrativo y obrero, adscritos a
la unidad.
24.
Elabora actas de
notas.
25.
Elabora
hemeroteca.
26.
Ordena en los
estantes libros, textos, revistas y otros.
27.
Prepara
información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.
28.
Actualiza la
cartelera.
29.
Transcribe y
accesa información operando un microcomputador.
30.
Cumple con las
normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
31.
Mantiene en orden
equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
32.
Elabora informes
periódicos de las actividades realizadas.
33.
Realiza cualquier
otra tarea afín que le sea asignada
1.-
ÁMBITO DE ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de
fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
DINERO:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo.
INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de
confidencialidad alto.
TOMA
DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo,
a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica, y no ejerce supervisión.
RELACIONES
INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES
INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las
unidades administrativas de la organización, a fin de apoyar y/o ejecutar lo
relativo al área; exigiéndose para ello una normal habilidad para negociar y
obtener cooperación.
RELACIONES
EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con
organismos o empresas públicas y privadas, instituciones internacionales y
público en general, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar lo relativo al
área; exigiéndose para ello una buena habilidad para negociar y obtener
cooperación.
2.-
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE
DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un ambiente agradable, con
un excelente equipo de trabajo.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante,
con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado
de precisión manual y visual medio.
3.-
PERFIL DEL CARGO:
A)
EDUCACIÓN:
Bachiller Mercantil, más curso de Secretariado
Computarizado y de Inglés de por lo menos dos (2) años de duración.
EXPERIENCIA:
Dos (2) años de experiencia progresiva de
carácter operativo en el área secretarial y en el uso del idioma inglés.
B)
EDUCACIÓN:
Bachiller más curso de inglés de por lo menos dos
(2) años de duración.
EXPERIENCIA:
Ocho (8) años de experiencia progresiva de
carácter operativo en el área, secretarial y en el uso del idioma inglés.
CONOCIMIENTOS,
HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTO EN:
Técnicas de traducción y redacción en idiomas
extranjeros.
Ortografía.
HABILIDAD
PARA:
1.
Organizar el
trabajo.
2.
Establecer
relaciones interpersonales.
3.
Facilidad de
expresión.
4.
Captar instrucciones
orales y escritas.
5.
Tratar en forma
cortés y efectiva al público en general.
DESTREZAS
EN:
El manejo del
microcomputador y equipos de oficina.
Adiestramiento
requerido:
Actualización en
computación y manejo de dos idiomas.
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