¿CÓMO HACER UN PROCESO DE ONBOARDING (INDUCCIÓN)?
Para poder realizar un Onboarding exitoso,
es importante que sigas estas cinco fases, para que el recién llegado sepa qué
esperar en cada momento.
1.
Construir un plan de acción.
2.
El primer día es crucial: supervisar la bienvenida.
3.
Crear sentimiento de pertenencia.
4.
Promover la misión de la empresa.
5.
Análisis.
El onboarding: Es el mecanismo mediante el cual los nuevos empleados
adquieren los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios
para convertirse en miembros efectivos de la empresa. No existe un consenso claro único, y esto
varía dependiendo de la empresa y sus objetivos finales.
En Colombia, un colaborador
dura en promedio 3 años en una compañía.
El proceso de Onboarding es
crucial para la incorporación exitosa de un nuevo integrante a una compañía, a
través del mismo es que el empleado logra consolidar sus primeras impresiones
sobre el rol que desempeñará, sus compañeros y la organización en general. Un
proceso de Onboarding efectivo contribuye a establecer un tono positivo y
reduce el tiempo necesario para adaptarse al nuevo rol y al equipo, logrando
mayor productividad.
La llegada de un empleado
abre una ventana de oportunidades que puede brindarle dinamismo, eficiencia y
nuevas perspectivas a una compañía. Por ello, consolidar un programa de
Onboarding robusto y estratégico es fundamental para optimizar la curva de
aprendizaje del nuevo colaborador, permitiéndole interiorizar de manera más
efectiva las actitudes, conocimientos, comportamientos y habilidades propias de
su rol y de la compañía.
En Colombia, las medianas y
pequeñas empresas, por lo general, tienden a confundir el proceso de inducción
con el Proceso de Onboarding, sin embargo, este último es una herramienta
empresarial que va más allá. El proceso de Onboarding es una estrategia de
integración que empieza antes de la adhesión del trabajador a la organización y
que puede alargarse hasta un año después de su llegada. El objetivo no es
supervisarlo por cuatro o cinco días posteriores a su ingreso, sino hacer un
acompañamiento en el mediano plazo que le permita sentirse cómodo, satisfecho y
con posibilidades de crecimiento profesional.
Para Laura Alba Sr HR
Business Partner de PageGroup Colombia, “un programa de Onboarding es
justamente una herramienta que permite acelerar el proceso de adaptación e
integración de la persona a la organización, haciéndola más eficiente en un
corto tiempo. Si bien es cierto que hay puestos en los que la integración se
realiza en muy pocos días, los cargos más seniors suponen más esfuerzo, tiempo
y costos, porque entre más alto se esté, más responsabilidades y efectividad se
necesita para alcanzar los objetivos. Lo importante es que el colaborador que
se encuentra en un puesto con mayor seniority conozca, entienda y acople sus
hábitos personales a todas las funciones que tendrá que desempeñar”.
El proceso de Onboarding es
un elemento crítico en el mejoramiento de la productividad, retención del mejor
talento y descentralización de las funciones corporativas. En primer lugar,
cuando las compañías hacen uso de este tipo de programas, los nuevos
colaboradores reciben una orientación en doble vía, en la que las interacciones
se presentan desde el empleador hacia el empleado y viceversa, y donde se
adquiere un conocimiento más específico y menos informativo sobre su cargo.
Esto les permite a los nuevos trabajadores unirse con éxito a la compañía,
mantenerse motivados y tener la disposición de alcanzar las metas de forma
eficiente ya que sienten parte fundamental de la organización.
Para Alba, “es recomendable
que en el proceso de Onboarding interactúen diferentes áreas, puesto que esto
ayuda a que el proceso de adaptación sea multidisciplinar e integral. Por
ejemplo, la división de Recursos Humanos con la de Mercadeo es una buena opción.
Esta última le permite al nuevo empleado conocer de forma estandarizada lo que
puede llegar a ejecutar dentro de la organización, qué es lo que debe mejorar y
cuáles son las funciones en las que mejor se desempeña. Por supuesto, lo
anterior debe hacerse a través de medidores de desempeño adecuados que no
ridiculicen al colaborador por sus falencias, sino que realcen sus fortalezas”.
En segundo lugar, cuando el
proceso de Onboarding hace parte de un proyecto de reclutamiento efectivo, los
nuevos colaboradores serán profesionales que cumplen con las características y
responsabilidades que el cargo supone. Esto genera una mayor afinidad entre el
empleado y el rol, disminuyendo las probabilidades de una rotación a corto
plazo y motivando a que el nuevo integrante busque contantemente asumir nuevos
desafíos para crecer profesionalmente dentro de la misma compañía.
“Aproximadamente en Colombia
un colaborador dura en promedio 3 años en una compañía. Y aunque es natural que
en las organizaciones haya rotación de personal, la existencia de un plan
sólido y claro de Onboarding permite a las compañías reducir los sobrecostos
generados por el reclutamiento y rotación constante de sus empleados, y
enfocarse más en el crecimiento económico y corporativo del negocio”, mencionó
Alba.
Por último, la existencia de
colaboradores comprometidos y con intención de proyectarse dentro de la
compañía, le permite a la misma descentralizar sus funciones corporativas,
debido a que se generan lazos de confianza entre el empleador y el empleado, lo
cual posibilita que los negocios se enfoquen en conquistar nuevos sectores y
mercados dentro del país y/o afuera de este.
Teniendo en cuenta lo
anterior, es importante conocer estas cinco recomendaciones para ejecutar
eficientemente un programa de Onboarding.
1. Determine qué debe conocer un
nuevo empleado: la visión y los valores de la compañía y los procesos en
los cuales estará involucrado el colaborador es información sustancial y
primaria para que pueda desempeñar correctamente sus funciones. Una forma de
hacerlo es a través de cursos internos en los que el colaborador solo estudie
estos temas.
2. Defina para cada posición los
referentes internos y externos: es importante que el empleado entienda
quiénes son los clientes y proveedores que trabajan con o para la compañía.
Para esto, el nuevo integrante podría tener reuniones periódicas de una hora
con las partes para que conozca a fondo lo qué hacen, en qué mercados se
desenvuelven y cuáles son sus objetivos. Lo importante es que el “networking”
del empleado este basado en la confianza laboral.
3. Para las posiciones con mayor
seniority prepare toda la información del cargo: historial, descripciones
de las funciones, evaluaciones anteriores de performance y potencial que
alcanzaron los antecesores. La idea es que el nuevo empleado tenga acceso a
toda la información correspondiente al puesto.
4. Establezca reuniones
periódicas entre el integrante y un coach: este puede ser externo o
interno, comúnmente del área de Recursos Humanos. El objetivo es que el tutor
analice cualquier problema que surja y el grado satisfacción del nuevo empleado
y su jefe, para que la integración sea adecuada y sin contratiempos.
5. Monitoree el proceso
constantemente: es un plan, y como todo plan, hay que controlarlo y estandarizarlo
para saber si hay falencias y qué se puede mejora. Según Alba “No es
recomendable que, por la falta de un buen plan de Onboarding, el nuevo
colaborador quede suelto en el proceso de llegada. Esto tendría como
consecuencia que el integrante sienta una desconexión y un ambiente de trabajo
frío”.
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